Dengan budaya kerja yang penuh dengan outsourcing, perampingan, penyederhanaan, dan virtualisasi, banyak organisasi mencari karyawan untuk menjadi lebih mandiri dan dengan demikian, bagi manajer dan pelatih, mempromosikan tanggung jawab diri di dalam karyawan telah menjadi tujuan utama.
Jadi, apa tanggung jawab diri dalam konteks bisnis? Ini adalah praktik di mana karyawan bertanggung jawab atas kinerja mereka sendiri, untuk mencapai tujuan, dan untuk mencapai hasil yang positif.
Mengingat bahwa perilaku karyawan akan berbeda antar departemen, ada beberapa langkah dasar yang dapat diambil oleh manajer atau pelatih untuk memastikan hasil yang positif bagi karyawan dan perusahaan. Berikut adalah 10 cara manajer dan pelatih dapat mendukung karyawan agar bertanggung jawab atas diri mereka sendiri.
1. Definisikan dengan jelas peran karyawan. Sulit untuk bertanggung jawab jika tidak tahu apa atau siapa yang bertanggung jawab. Pastikan setiap laporan mengetahui area tanggung jawab utama mereka dan siapa yang mereka laporkan.
2. Tentukan tujuan yang spesifik dan terukur. Akuntabilitas hanya dapat dicapai jika ada tujuan dan sasaran yang jelas untuk mengukur kemajuan. Sasaran harus spesifik, dengan kriteria yang dapat diukur (misalnya, sasaran bulanan untuk manajer akun periklanan mungkin sejumlah uang yang ditagih), dan memiliki tenggat waktu yang disepakati. Apa yang membuat tujuan lebih efektif dalam membangun tanggung jawab diri adalah jika karyawan terlibat dalam proses penetapan tujuan dan mampu “memiliki” tujuan.
3. Mengaitkan tujuan dengan visi perusahaan. Bisnis tidak terjadi dalam ruang hampa, dan proyek perusahaan bukanlah peristiwa individu yang tidak berdampak lebih besar pada suatu hasil. Pastikan karyawan tersebut memiliki pemahaman yang jelas tentang visi, misi, dan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Bantu karyawan tersebut menghubungkan tanggung jawabnya dengan visi ini dengan cara yang nyata. Misalnya, tujuan perusahaan mungkin meningkatkan efisiensi operasional sebesar 10%. Seorang manajer proyek dapat mengikat kemampuannya untuk menyelesaikan sebuah proyek tepat waktu dengan visi yang lebih besar ini dengan menghubungkan kompetensi tim proyeknya dengan kompetensi perusahaan secara keseluruhan. Sebagai manajer, peran Anda adalah mengkomunikasikan kemajuan perusahaan, atau lebih baik lagi, memiliki mekanisme komunikasi yang dengannya manajer proyek dapat membandingkan kemajuannya dengan aktivitas serupa dalam organisasi. Dalam hal ini, karyawan tersebut telah mengambil tingkat tanggung jawab yang lebih luas melalui kemampuannya untuk menilai kemajuan sendiri.
4. Buat strategi yang efektif. Setelah tujuan ditetapkan, beri tugas kepada karyawan untuk membuat strategi untuk mencapai tujuan. Melayani sebagai mentor … memberikan umpan balik yang spesifik dan bermanfaat kepada karyawan mengenai strategi perbaikan. Jika strateginya adalah untuk sebuah tim, bantu karyawan tersebut membuat templat untuk membuat strategi, rencana delegasi, dll.
5. Atur waktu check-in. Dalam strategi, tetapkan waktu check-in secara teratur di mana Anda dan laporan Anda akan membahas tantangan dan keberhasilan, membuat penyesuaian pada strategi, dan mengeksplorasi peluang. Ini adalah kesempatan besar untuk menjadi pelatih, bukan manajer. Meskipun Anda bertanggung jawab untuk mencapai semua tujuan di area tanggung jawab Anda, laporan Anda bertanggung jawab atas tujuannya.
6. Menjadi pendengar yang baik. Saat karyawan mengambil lebih banyak tanggung jawab, mereka pasti akan menghadapi tantangan. Beberapa akan mekanis atau logistik, sementara yang lain akan bersifat internal dan emosional (yaitu, menaklukkan rasa takut). Dengarkan perasaan mereka, meskipun tidak rasional. Jangan menilai masalah atau mencoba menyelesaikannya. Dengarkan saja, simpati, beri tahu mereka bahwa kekhawatiran mereka penting. Seringkali mereka akan menemukan solusi sendiri setelah mereka melewati ketakutan emosional mereka. Mereka membuat ruang mental dan emosional untuk masuknya ide-ide baru. Fasilitasi kliring ini dengan mendengarkan. Namun, saat Anda berinteraksi, dengarkan juga apa yang tidak dikatakan. Ini memungkinkan Anda untuk mengembangkan intuisi Anda dan, sebagai seorang Pembina, memberikan panduan yang diperlukan untuk membantu karyawan mengatasi hambatan dan ketakutan mereka.
7. Bersikaplah otentik dan otentik. Orang bisa merasa tertipu dalam jarak satu mil. Jika Anda tidak benar-benar berinvestasi dalam mengembangkan tanggung jawab diri karyawan, laporan Anda akan menangkap hal ini dan kemungkinan besar akan selalu berhati-hati. Pengembangan akuntabilitas adalah jalan dua arah dalam membangun kepercayaan. Anda mempercayakan hasil manajemen Anda kepada karyawan Anda, sementara mereka yakin bahwa Anda akan membiarkan mereka gagal atau berhasil.
8. Memungkinkan pengambilan keputusan. Pengembangan tanggung jawab diri secara inheren berarti bahwa Anda sebagai manajer harus melepaskan beberapa tanggung jawab pengambilan keputusan. Memiliki tujuan juga berarti mampu membuat keputusan tentang pencapaian tujuan. Diskusikan keputusan selama waktu check-in. Jelajahi proses berpikir untuk laporan Anda saat membuat keputusan. Saat mengevaluasi keputusan yang mungkin tidak memberikan hasil yang positif, bantu perbaiki dan perbaiki prosesnya dengan menunjukkan berbagai cara yang bisa Anda lakukan untuk mendekati keputusan tersebut.
9. Memberi izin untuk gagal. Penilaian yang baik hanya dapat dikembangkan dengan belajar dari penilaian buruk terlebih dahulu. Dalam nada yang sama, kesuksesan biasanya dibangun di atas serangkaian kegagalan. Biarkan laporan Anda menghadapi kegagalan saat itu terjadi. Jika Anda berada di lingkungan di mana risiko sukses dihargai, tetapi kegagalan dihargai, upaya untuk mempromosikan tanggung jawab diri juga akan gagal. Menghukum kegagalan menghilangkan risiko. Namun, jika budaya Anda memungkinkan kegagalan, terutama jika ada sistem akuntabilitas yang mendukung di mana pembelajaran ditekankan, tanggung jawab diri memiliki peluang untuk sukses.
10. Berikan apresiasi dan pujian. Karena karyawan semakin bertanggung jawab, cara pasti untuk memungkinkan kesuksesan mereka adalah dengan memuji baik secara pribadi maupun di depan umum. Apakah disebut “Karyawan Bulan Ini”, kredit yang diberikan secara publik pada rapat (terutama jika manajemen puncak hadir), atau diakui dalam buletin perusahaan, pujian adalah aset yang dimiliki setiap manajer dalam jumlah berlimpah. Pujian tidak membutuhkan biaya apa pun, namun dapat menghasilkan jutaan.
Ini tampaknya tindakan logis untuk diambil. Tetapi, jika salah satu dari mereka tidak hadir, upaya Anda dalam mengembangkan tanggung jawab diri akan berkurang. Akankah langkah-langkah ini berhasil untuk semua orang? Tidak. Setiap manusia berbeda, dan masing-masing dari kita datang ke tempat kerja dengan pengalaman hidup yang telah membentuk dan membentuk sikap dan kebiasaan kita. Sadarilah ini. Waspadai keterbatasan dan kekurangan Anda, serta kekuatan Anda, saat Anda mengenali ciri-ciri ini dalam laporan Anda. Ketahuilah bahwa beberapa akan cocok dengan peran kepemimpinan, mengambil lebih banyak risiko, dan membuat keputusan dengan lebih mudah. Orang lain mungkin lebih menghindari risiko, dan akan lebih cocok dengan peran bawahan. Ketika Anda membangun budaya tanggung jawab diri, ada dua hal yang akan membatasi upaya Anda 100% setiap saat: manajemen mikro dan komunikasi yang buruk.
Jangan lari dengan hati-hati
Tak perlu dikatakan bahwa jika Anda mengelola dengan cermat, pelaporan Anda memberikan tanggung jawab apa pun yang diberikan kepada mereka. Dan mengapa tidak? Jika Anda mengelola dengan hati-hati, Anda sebenarnya membuat mereka kurang bertanggung jawab. Jika Anda memiliki kecenderungan untuk mengelola mikro, cari tahu alasannya, dan berhentilah melakukannya. Apakah Anda tidak yakin apakah laporan Anda akan dapat memenuhi tanggung jawab mereka? Jika demikian, pastikan untuk memberi mereka pelatihan lebih lanjut atau berikan mereka sumber daya yang diperlukan untuk mendukung keefektifan mereka. Apakah Anda merasa tidak aman dengan posisi Anda? Seringkali, manajer baru mungkin memiliki perasaan ini, percaya bahwa mereka perlu mengendalikan segala sesuatu di sekitar mereka … Tetapi semakin cepat seseorang belajar untuk mempromosikan tanggung jawab diri, semakin cepat hasilnya akan meningkat. Singkirkan kendali … Berikan izin kepada anggota tim untuk berhasil.
Kerja keras untuk berkomunikasi
Komunikasi yang buruk pasti akan menghilangkan sistem akuntabilitas apa pun. Jika staf bekerja, mengambil tanggung jawab, dan Anda tidak check-in atau tidak tersedia, mereka tidak akan mengambil tanggung jawab mereka dengan serius … dan Anda tidak akan mencapai hasil yang Anda inginkan. Anda mungkin merasa tidak nyaman dalam peran pembinaan dan perlu mengembangkan keterampilan ini. Dapatkan pelatihan. Sebaliknya, jika laporan tidak dikomunikasikan dengan baik, bekerjasamalah untuk mengembangkan keterampilannya, memberikan lebih banyak struktur, dan / atau mendapatkannya di luar pelatihan.
Jelas bahwa setiap organisasi berbeda. Namun, jika langkah-langkah ini dilaksanakan, mereka akan menjamin hasil yang lebih baik. Dengan menjadi lebih bertanggung jawab, karyawan merasa dihargai dan terhubung dengan organisasi, yang mengurangi pergantian karyawan dan kurangnya semangat kerja. Dengan tindakan yang lebih bertanggung jawab, hasil yang lebih baik dan lebih konsisten juga dihasilkan.
(C) 2008 James Phelps Creative
